De dubbele brugfunctie

Door: G.J. (Gert) Zweedijk, CBAP

6 oktober 2016

In de vorige blog zijn de drie planeten Business, IT en Directie geïntroduceerd en de rol die business analyse kan spelen bij de vergroting van de doelmatigheid en doeltreffendheid van organisaties. Misschien zult u zich afvragen op welke wijze business analyse bijdraagt tot verbeteringen in organisaties. Deze blog is de eerste van een hele reeks blogs die hierop antwoord moet geven.

Om een helder antwoord te kunnen geven op de vraag wat de toegevoegde waarde is van business analyse zal ik beginnen met een vereenvoudigd model van een organisatie. Het Negenvlaksmodel (van Rick Maes) is een model dat kan worden ingezet om de 3 planeten te positioneren in een organisatie. Het is slechts een 'praatplaatje': daarmee bedoel ik dat het een versimpeling is van de werkelijkheid. Het kan echter wel goed dienen om een duidelijk beeld te schetsen van de verschillende niveaus en 'takken van sport' in een organisatie waaronder het vakgebied business analyse. Zoals de naam al suggereert bestaat het model uit 9 vlakken die ontstaan door 3 kolommen en 3 rijen te modelleren. De kolommen staan voor Business, Informatievoorziening en IT en zij vormen de eerste dimensie. De rijen staan voor Strategisch, Tactisch en Operationeel en zij vormen de tweede dimensie.

_{Negenvlaksmodel}

De eerste dimensie

In de Business-kolom wordt het geld verdiend: je zou dit kunnen omschrijven als de core-business van een organisatie. Voor een automerk bijvoorbeeld is dit de fabriek waarin auto's worden gemaakt, maar ook de marketing, verkoop en dienstverlening daaromheen.

In de IT-kolom wordt het geld 'uitgegeven'. Hierbij staat uitgegeven tussen aanhalingstekens omdat het, als het goed is, niet slechts een uitgave betreft maar een investering in een informatiesysteem dat de business hard nodig heeft om zijn werk te kunnen doen. IT is niet meer weg te denken bij de meeste organisaties en is een van de belangrijkste hulpmiddellen om organisaties efficiënter en flexibeler te maken.

Hoewel er niet aan het belang van IT zal worden getwijfeld, is er wel vaak twijfel over de wijze waarop men tot IT-systemen is gekomen. Dit kan zoals ook de vorige blog liet zien een stuk efficiënter en effectiever. Steeds meer (met name grote) organisaties zijn zich dan ook gaan beseffen dat er een aparte discipline nodig is om de twee kolommen beter met elkaar te laten communiceren en samenwerken. Een partij die beide 'talen' spreekt en zich dus kan verplaatsen in beide werelden. Deze partij heet 'Informatievoorziening', ook wel aangeduid met de term 'Business Information Management' (BIM). Mensen uit de BIM-kolom praten met gebruikers (in de Business-kolom) en vertalen nieuwe eisen/wensen (requirements) naar oplossingen die aan IT-ers kunnen worden voorgelegd. Andersom worden vragen van de IT-kant vertaald naar business-taal en vervolgens voorgelegd aan de business.

Het bij elkaar brengen van business en IT wordt in het vervolg aangeduid met de 'Eerste brugfunctie'.

De tweede dimensie

Naast 3 kolommen onderscheidt het Negenvlaksmodel 3 rijen die de planningshorizons weergeven: operationeel heeft een planningshorizon van een dag tot een paar weken, tactisch heeft een planningshorizon van een jaar en strategisch heeft een planningshorizon van 5 jaar.

De planeet Directie is voornamelijk actief op strategisch niveau en het grootste deel van de planeet Business is vooral druk met operationele taken. Met name gebruikers zijn gewend om gewoon 'hun ding' te doen. En dat is logisch want daar worden ze ook voor betaald; zij worden over het algemeen niet betaald om fundamentele vernieuwingen door te voeren. IT'ers aan de andere kant werken ofwel releasematig ofwel projectmatig. Over het algemeen worden kleinere wijzigingen (releasematig) doorgevoerd op operationeel niveau. Grote wijzigingen leiden meestal tot projecten die op tactisch niveau worden uitgevoerd. Binnen projecten is het van groot belang dat de ontwikkelde of aangekochte informatiesystemen aansluiten op de business doelen en dat er tevredenheid heerst onder de stakeholders (belanghebbenden) van het systeem. Tot de stakeholders behoren o.a. de toekomstige gebruikers van het nieuwe systeem. Het bij elkaar brengen van strategie en operationele werkvloer wordt in het vervolg aangeduid met de 'Tweede brugfunctie'.

Business analyse en de twee brugfuncties

Het vakgebied Business analyse is de 'tak van sport' die enerzijds een brug slaat tussen Business en IT en anderzijds verantwoordelijk is voor de vertaling van strategische doelen in verbeteringen op de werkvloer (al dan niet gebruikmakend van IT). Meestal vinden deze verbeteringen plaats middels programma's of projecten op tactisch niveau. Maar er kan ook sprake zijn van kleine verbeterslagen op operationeel niveau. Afhankelijk van kennis en ervaring kunnen 'business analyse functionarissen' zowel op strategisch, tactisch als operationeel vlak worden ingezet. Minder ervaren functionarissen zijn vaak op operationeel niveau betrokken bij organisatorische verbeteringen. Ervaren functionarissen zijn vaak (op project- of programmabasis) op tactisch niveau betrokken bij organisatorische verbeteringen en zeer ervaren worden vaak ook op strategisch niveau ingezet.

Bovenstaande betekent dat business analyse een werkterrein beslaat waarvan zeer veel rollen en functies deel uitmaken. De hierboven onder de naam 'business analyse functionaris' beschreven rol wordt door het International Institute of Business Analysis (IIBA) aangeduid met de rolnaam 'business analyst' (de internationele rol met een 'y'). Het IIBA geeft als definitie: 'Business analysis is the practice of enabling change in the context of an enterprise by defining needs and recommending solutions that deliver value to stakeholders. A business analyst is any person who performs business analysis activities, no matter what their job title or organizational role may be. Business analysis practitioners include not only people with the job title of business analyst, but may also include business systems analysts, systems analysts, requirements engineers, process analysts, product managers, product owners, enterprise analysts, business architects, management consultants, ....'

In de volgende blog wordt ingezoomd op de verschillende rollen die allemaal vallen binnen het vakgebied business analyse.

Deze blog is de tweede van een reeks blogs waarin ik op zoek ga naar en een beschrijving zal geven van het vakgebied Business analyse plus alle facetten die daarmee te maken hebben.